Veri İşleme Eki (İşveren)
Kurumsal Satış Koşulları md. 7'nin ayrılmaz parçasıdır. İşveren, Kurumsal Satış Koşulları'nı kabul ederek bu Ek'i de kabul eder.
1. Taraflar ve roller
1.1 İşveren, kendi ilanına başvuran adayların verileri bakımından veri sorumlusudur.
1.2 ArveNova, adayların Platform hesabı, eşleşme ve AI değerlendirme hizmetinin genel işleyişi bakımından kendi adına veri sorumlusudur. İşverenin belirli bir ilanı için yürütülen değerlendirme, raporlama ve mülakat hizmetlerinde ise işverenin talimatı doğrultusunda veri işleyen olarak hareket eder.
2. İşlemenin konusu
| Unsur | Açıklama |
|---|
| Amaç | İşverenin ilanına ilişkin işe alım süreci |
| Veri kategorileri | Aday kimlik ve iletişim bilgileri, özgeçmiş ve profil bilgileri, eşleşme skoru, AI mülakat transkripti, puanı ve raporu, işveren notları |
| İlgili kişiler | İşverenin ilanına başvuran adaylar |
| Süre | İlan kapanışından itibaren 6 ay; sonrasında silinir veya anonim hale getirilir |
| Özel nitelikli veri | İşlenmez. İşveren, adaylardan özel nitelikli veri talep etmez |
3. ArveNova'nın yükümlülükleri (veri işleyen olarak)
3.1 Verileri yalnız işverenin belgelenmiş talimatları (Platform'daki ayarlar ve kullanım dahil) doğrultusunda işler.
3.2 Verilere erişen personeli gizlilik yükümlülüğüne tabi tutar.
3.3 Uygun teknik ve idari güvenlik önlemlerini alır: aktarım ve depolamada şifreleme, rol bazlı erişim, erişim kayıtları, düzenli yedekleme.
3.4 Alt işleyenleri kullanabilir. Güncel liste: Tavus Inc. (ABD – AI mülakat), OpenAI (ABD – canlı mülakat transkripsiyonu ve transkript analizi), Render Services, Inc. (Frankfurt, Almanya – sunucu altyapısı), Metered (küresel aktarım sunucuları, Kanada merkezli – canlı mülakat bağlantı aktarımı), Google Firebase (AB, eur3 – depolama; ABD – işleme). Yeni alt işleyen eklenmeden en az 15 gün önce işverene bildirilir; işveren makul gerekçeyle itiraz edebilir.
3.5 Alt işleyenlerle bu Ek'teki yükümlülüklerle eşdeğer koruma sağlayan sözleşmeler yapar.
3.6 İlgili kişi taleplerinin (erişim, düzeltme, silme, itiraz, insan incelemesi) karşılanmasında işverene makul destek verir; kendisine doğrudan gelen talepleri işverene iletir.
3.7 Kişisel veri ihlalini öğrendiğinden itibaren gecikmeksizin ve en geç 48 saat içinde işverene bildirir; bildirimde ihlalin niteliğini, etkilenen veri ve kişi sayısını ve alınan önlemleri belirtir.
3.8 Süre sonunda verileri siler; yasal saklama yükümlülükleri saklıdır.
3.9 İşverenin makul talebi üzerine bu Ek'e uyumu gösteren bilgileri sağlar.
4. Yurt dışına aktarım
Alt işleyenlere ABD'ye yapılan aktarımlar, KKTC 89/2007'nin yurt dışına aktarım hükümleri çerçevesinde, alt işleyenlerle imzalanan veri işleme sözleşmeleri ve uygun güvencelerle yapılır.
5. İşverenin yükümlülükleri
5.1 Aday verilerini yalnız ilgili işe alım süreci için kullanır; başka amaçla kullanmaz, üçüncü kişilerle paylaşmaz.
5.2 Platform'dan indirdiği kopyaları ilan kapanışından itibaren 6 ay sonra siler.
5.3 AI çıktılarını karar destek bilgisi olarak kullanır; olumsuz kararlarda insan incelemesi yapar ve eşik altı listesinde ret göndermeden önce "Onayla ve reddet" onayını verir (Kurumsal Satış Koşulları md. 6).
5.4 Adayların insan incelemesi ve itiraz taleplerini en geç 10 iş günü içinde değerlendirir.
5.5 Hesap bilgilerini gizli tutar; kendi tarafındaki yetkisiz erişimi derhal ArveNova'ya bildirir.
5.6 Adayların Kredi satın alma veya ödeme bilgilerini talep etmez.
6. Sorumluluk ve süre
Bu Ek, Kurumsal Satış Koşulları'ndaki sorumluluk sınırlamasına tabidir; kanunen sınırlandırılamayan sorumluluklar saklıdır. Ek, işverenin hesabı açık kaldığı ve Platform'da aday verisi bulunduğu sürece yürürlükte kalır. Uygulanacak hukuk KKTC hukuku, yetkili mahkeme KKTC Lefkoşa mahkemeleridir. Türkçe ve İngilizce metinler arasında çelişki hâlinde Türkçe metin esas alınır.
Data Processing Addendum (Employer)
This Addendum forms an integral part of section 7 of the Business Terms of Sale. By accepting the Business Terms of Sale, the employer also accepts this Addendum.
1. Parties and roles
1.1 The Employer is the controller of the data of candidates who apply to its postings.
1.2 ArveNova is a controller in its own right for candidates' Platform accounts and the general operation of the matching and AI assessment service. For assessment, reporting and interview services carried out for a specific posting of the Employer, it acts as a processor on the Employer's instructions.
2. Subject matter of processing
| Item | Description |
|---|
| Purpose | The recruitment process for the Employer's posting |
| Data categories | Candidate identity and contact data, CV and profile data, match score, AI interview transcript, score and report, employer notes |
| Data subjects | Candidates who apply to the Employer's posting |
| Duration | 6 months after the posting closes; then deleted or anonymised |
| Special-category data | Not processed. The Employer will not request special-category data from candidates |
3. ArveNova's obligations (as processor)
3.1 Processes data only on the Employer's documented instructions (including settings and use of the Platform).
3.2 Binds personnel with access to the data to confidentiality.
3.3 Implements appropriate technical and organisational security measures: encryption in transit and at rest, role-based access, access logs, regular backups.
3.4 May use sub-processors. Current list: Tavus Inc. (USA – AI interview), OpenAI (USA – live interview transcription and transcript analysis), Render Services, Inc. (Frankfurt, Germany – server infrastructure), Metered (global relay servers, Canada-based – live interview connection relay), Google Firebase (EU, eur3 – storage; USA – processing). The Employer is notified at least 15 days before a new sub-processor is added and may object on reasonable grounds.
3.5 Enters into agreements with sub-processors providing protection equivalent to this Addendum.
3.6 Provides the Employer with reasonable assistance in responding to data subject requests (access, rectification, erasure, objection, human review) and forwards requests it receives directly to the Employer.
3.7 Notifies the Employer of a personal data breach without undue delay and no later than 48 hours after becoming aware of it, stating the nature of the breach, the data and number of individuals affected, and the measures taken.
3.8 Deletes the data at the end of the retention period, subject to statutory retention obligations.
3.9 On the Employer's reasonable request, provides information demonstrating compliance with this Addendum.
4. International transfers
Transfers to sub-processors in the USA are made in accordance with the provisions of TRNC Law 89/2007 on transfers abroad, on the basis of data processing agreements with the sub-processors and appropriate safeguards.
5. Employer's obligations
5.1 Uses candidate data only for the relevant recruitment process; does not use it for other purposes or share it with third parties.
5.2 Deletes copies downloaded from the Platform 6 months after the posting closes.
5.3 Uses AI outputs as decision-support information; carries out human review for adverse decisions and gives the "Approve and reject" confirmation before sending rejections from the below-threshold list (Business Terms of Sale s. 6).
5.4 Handles candidates' requests for human review and objections within 10 business days at the latest.
5.5 Keeps account credentials confidential and promptly notifies ArveNova of any unauthorised access on its side.
5.6 Does not request candidates' Credit purchase or payment information.
6. Liability and term
This Addendum is subject to the limitation of liability in the Business Terms of Sale; liability that cannot be limited by law is unaffected. The Addendum remains in force for as long as the Employer's account is open and candidate data is held on the Platform. TRNC law applies; the courts of Nicosia (Lefkoşa), TRNC have jurisdiction. In case of conflict between the Turkish and English texts, the Turkish text prevails.